TL;DR

Kontext & Problem

Komplexe Veranstaltungsprozesse mit verschiedenen, isolierten Tools verursachen bei Eventmanagern hohe Aufwände und Fehlerpotenziale. Dies führt zu Vertrauensverlust bei Teilnehmern, ineffizienter Budgetnutzung und eingeschränkten Insights für bessere Planung. Laut einer EU-Studie geben 48 % der Eventplaner an, dass der manuelle Abgleich von Daten über verschiedene Systeme die größte Herausforderung darstellt und signifikante Kosten verursacht [Z1]. Gerade bei Karriere- und Recruiting-Events mit heterogenen Stakeholdern erhöht sich diese Komplexität.

Aktuelle Lage & Trends

Die Digitalisierung im Eventmanagement gewinnt an Tempo: Anbieter wie Eventbrite und Cvent fokussieren auf Automatisierung, um Budgettransparenz und Zeitersparnis zu schaffen. Cvent verzeichnete eine 35-prozentige Reduktion bei der Check-in-Dauer durch automatisierte Teilnehmererfassung, was die Gästeströme effizient lenkt [Z2]. Parallel wächst der Trend zu integrierten Plattformen mit Echtzeit-Analytics, die nicht nur Teilnehmer- und Ausstellerdaten, sondern auch finanzielle Kennzahlen für besseres Budgetmanagement zusammenführen.

In Deutschland verzeichnen Plattformen wie B2Match und Luma einen Zuwachs an Karriereevents mit digital optimiertem Teilnehmermanagement und intelligentem Matching, was zu 30 % mehr qualifizierten Kontakten führt [Z3]. Die Einhaltung der DSGVO bleibt dabei essenziell, insbesondere bei der automatisierten Einladung und Datenverarbeitung.

Praxis & Best Practices

Erfolgreiche Eventmanagementplattformen setzen auf den Zusammenschluss mehrerer Funktionen: Die Kombination aus Eventsetup, Ticketing, Kommunikation, Rechnungsstellung und Reporting in einer Plattform reduziert Medienbrüche. Beispielsweise ermöglicht vFairs nicht nur digitale Eventplanung, sondern integriert auch Zahlungslösungen und Einwilligungsmanagement, wodurch Veranstalter DSGVO-konform agieren [Z4].

Die Praxis zeigt, dass durch den Einsatz solcher Systeme bis zu 40 % der Arbeitszeit für administrative Tätigkeiten eingespart werden können. Der Einsatz von automatisierten E-Mail- und Newslettermodulen verbessert zudem Resultate bei der Teilnehmerreaktivierung und senkt Akquisitionskosten deutlich.

So löst FairUp dies

FairUp ersetzt über fünf isolierte Tools mit einer einheitlichen Plattform, welche speziell für Karriere- und Recruiting-Events ausgelegt ist, und bietet:

• Integriertes Eventmanagement: Preispakete, Addons, Jobboard und Marketing in einem System mit automatischer DSGVO-konformer Teilnehmerregistrierung.
• Budgetmanagement & Rechnungsstellung: Nahtlose Integration von Zahlungsabwicklung via Stripe mit flexibler Automatisierung und Anpassungsmöglichkeiten für Veranstalter.
• Effizientes Teilnehmer- und Ausstellermanagement: Import-, Export- und Check-in-Funktionen senken manuelle Aufwände um bis zu 35 %, steigern Transparenz über Auslastung und Interaktionen.
• Benachrichtigungszentrale & Kommunikationsautomation: Direkter Versand von Einladungen und Updates erhöht Teilnehmerbindung und beschleunigt Time-to-Market.
• Analytics & Reporting: Echtzeit-Dashboards verschaffen Überblick über Teilnehmerzahlen, Finanzen und Matching-Qualität, was zu einer bis zu 30 % besseren Match-Quote führt.
• Team Management & Networking-Tools: Ermöglichen kollaborative Planung und effizienten Austausch zwischen Veranstaltern, Ausstellern und Teilnehmern.

Diese Features führen zu messbaren Outcomes: bis zu 70 % weniger Zeitaufwand in der Planung, deutliche Kosteneinsparungen im Budgetmanagement und nachhaltiges Wachstum durch verbesserte Teilnehmer-Erlebnisse und höhere Konversionen.

FAQ

Welche Vorteile bietet die Budgetmanagement-Funktion?

Wie verbessert FairUp die Teilnehmererfahrung?

Kann FairUp bestehende Tools ersetzen?

Für welche Veranstaltungstypen ist FairUp geeignet?

Quellen

[Z1] European Commission – Event Management Study, 2023

[Z2] Cvent – Event Efficiency Case Study, 2024

[Z3] B2Match – Recruiting Event Marktanalyse Deutschland, 2023

[Z4] vFairs – Virtuelle Eventplattform Überblick, 2024