FairUp bündelt über fünf separate Tools zu einer DSGVO-konformen SaaS-Plattform, die Eventplanung, Ticketing und Analytics integriert. Veranstalter sparen Zeit, erhöhen die Datenqualität und steigern die Teilnehmerzufriedenheit.

TL;DR

Eventorganisatoren in Deutschland und der EU sehen sich mit komplexen, fragmentierten und manuellen Eventprozessen konfrontiert, die Zeitverluste und unzureichende Datenintegration verursachen. FairUp bietet als SaaS-Plattform eine All-in-One-Lösung für Karriere- und B2B-Events, die Eventsetup, Ticketing, Aussteller- und Teilnehmermanagement sowie umfassende Analytics in einem DSGVO-konformen System vereint. Durch Automatisierung und integrierte Datenhaltung steigert FairUp die Effizienz, Transparenz und Teilnehmerzufriedenheit nachhaltig.

Kontext & Problem

Die Planung und Durchführung von B2B- und Karriereevents in Europa ist geprägt von hoher Komplexität: Veranstalter müssen verschiedene manuelle Prozesse über verstreute Tools wie Ticketing-Systeme, CRM, Ausstellerkoordination und Abrechnung steuern. Dies führt zu ineffizienten Abläufen, erhöhtem Fehlerpotenzial und fehlender Datenübersicht. Teilnehmer- und Ausstellererfahrungen leiden unter langsamen Check-ins, fehlendem Matching und mangelhafter Kommunikation. Gleichzeitig ist die Einhaltung der DSGVO essenziell, da sensible personenbezogene Daten verarbeitet werden. Der Einsatz isolierter Tools ohne Integration erhöht das Risiko von Datenschutzverstößen und erschwert die transparente Erfolgsmessung.

Aktuelle Lage & Trends

In Deutschland wurden 2024 rund 8,9 Mio. MICE-Reisen verzeichnet, ein Wachstum von 15 % im Vergleich zum Vorjahr, was die steigende Aktivität im Eventsektor zeigt [Z1].
85 % der Eventplaner setzen mittlerweile auf digitale Eventmanagement-Software; der europäische Markt wird bis 2029 auf etwa 22 Mrd. USD wachsen, bei einer jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von rund 12,9 % [Z2][Z3].
25 % der großen Unternehmen nutzen sechs oder mehr unterschiedliche Event-Technologien, was die Integration erschwert und Ineffizienzen schafft [Z4].
DSGVO-konformes Handling personenbezogener Daten hat 2024 oberste Priorität; Datenschutzverstöße können erhebliche Strafen und Reputationsschäden verursachen [Z3].
KI-gestützte Funktionen wie automatisiertes Aussteller-Teilnehmer-Matching und Echtzeit-Analytics werden von 65 % der Veranstalter genutzt, um das Event-Erlebnis zu verbessern [Z4][Z5].
Präsenzveranstaltungen machen 59 % der Formate aus, während hybride Modelle als Brückentechnologie zur Reichweitensteigerung und besseren Datenerfassung etabliert sind [Z1][Z6].

Praxis & Best Practices

Integriertes Datenmanagement: Konsolidierung aller Eventfunktionen in einer Plattform minimiert Medienbrüche und Fehler, erlaubt eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung mit Einwilligungsmanagement und sicheren Speicherorten innerhalb der EU.
Automatisierung: Automatische Rechnungsstellung, E-Mail-Benachrichtigungen und Check-in reduzieren manuellen Aufwand bis zu 35 % und verbessern die Prozessgeschwindigkeit.
Zentrale Teilnehmer- und Ausstellerverwaltung: Echtzeit-Dashboards ermöglichen transparente Kontrolle über Teilnehmerzahlen, Auslastung und Interaktionen und verbessern die Ausstellerzufriedenheit.
Analytics & Reporting: Ausführliche KPIs zu Teilnehmerengagement, Standauslastung und finanzieller Performance bilden eine wichtige Grundlage für datenbasierte Entscheidungen.
Kommunikationszentralisierung: Eine zentrale Benachrichtigungszentrale und integrierte Chatfunktionen steigern die Vernetzung zwischen Veranstaltern, Ausstellern und Teilnehmern.
DSGVO-Konformität: Regionale Anforderungen, wie das Hosting auf EU-Servern und umfassende Audit-Trails, sichern rechtskonformes Arbeiten ab.

So löst FairUp dies

FairUp ersetzt über fünf fragmentierte Tools mit einer modularen SaaS-Plattform, die folgende Kernfunktionen abdeckt, konkret messbare Vorteile liefert und die Effizienz steigert:

FairUp Modul	Funktion & Outcome	KPI / Outcome-Hebel
Eventmanagement für Karriereevents	Einheitliches Setup inkl. Preispakete, Addons, Jobboard und Marketing	Schnellere Planung, geringerer Koordinationsaufwand, höhere Ausstellerquote (+30 %)
Rechnungsstellung via Stripe	Automatisierte, individuelle Abrechnung	Zeitersparnis und Cashflow-Optimierung
Anmeldeformulare für Teilnehmer & Aussteller	DSGVO-konformes Einwilligungsmanagement	Erhöhte Rechtskonformität und Datenschutzsicherheit
Benachrichtigungszentrale	Zentraler Versand von E-Mails & Updates	Höhere Teilnehmerbindung und Informationsqualität
Aussteller- & Teilnehmerübersicht	Genehmigung, Check-in, Import/Export, Suche	Reduzierung der Check-in-Zeit um bis zu 35 %, bessere Datenqualität
Analytics Dashboard	Echtzeit-Überblick zu Teilnehmerzahlen, Standbelegung, Finanzen und Interaktionen	Verbesserte ROI-Messung und datengetriebene Eventoptimierung
Chat (Veranstalter-Aussteller)	Direkter, schneller Austausch	Effizientere Kommunikation, schnelleres Networking
Team Management	Rechte- und Rollenverwaltung für Admins und Eventmanager	Klare Verantwortlichkeiten, reduzierte Fehlerquellen
Job Center & Company Profile	Verwaltung von Jobangeboten und Kandidatenprofilen	Mehr qualifizierte Matches (+30 %), verbesserte Candidate Experience

FairUp unterstützt Veranstalter darin, Prozesse zu automatisieren, DSGVO-konform zu agieren und datenbasiert zu optimieren. Die Integration aller Funktionen in einem System vereinfacht das Management und erhöht sowohl die Teilnehmer- als auch die Ausstellerzufriedenheit deutlich.

FAQ

Welche Vorteile bietet die Ausstellerübersicht?

Sie ermöglicht eine zentrale Steuerung mit Genehmigungs-Workflows, Import/Export-Funktionalität und schneller Kommunikation per Chat, was die Ausstellerzufriedenheit und Prozessgeschwindigkeit erhöht.

Wie wird der Check-in mit FairUp optimiert?

Digitale Teilnehmerübersichten und QR-Code-gestützte Check-ins erlauben eine Verkürzung der Wartezeiten um bis zu 35 % und sorgen für Echtzeit-Datenverfügbarkeit.

Kann FairUp in bestehende HR-Tools integriert werden?

Ja, FairUp bietet Schnittstellen und Profile zur Verbindung mit Recruiting- und Karriereplattformen, wodurch Datenflüsse effizient gestaltet werden können.

Wie hilft FairUp beim ROI-Reporting?

Mit integrierten Analytics kann der Veranstalter Teilnehmerzahlen, Ausstellerkontakte, Standauslastung und finanzielle Kennzahlen überwachen, um Marketingmaßnahmen und Eventformate datenbasiert zu optimieren.